LA COMUNICACIÓN
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación sirve para controlar de varias maneras la conducta de los miembros. La comunicación fomenta la motivación al aclarar lo que hay que hacer, qué tan bien está hecho y qué puede hacerse para mejorar el desempeño si no es óptimo.
La comunicación proporciona un escape para la expresión emocional de sentimiento y de satisfacción de necesidades sociales. Y facilita la toma de decisiones. Ofrece la información que individuos y grupos necesitan para tomar decisiones al transmitir datos para identificar y evaluar opciones alternativas.
v EL PROCESO DE COMUNICACIÓN
Para que haya comunicación se necesita una intención, manifestada como un mensaje que va a transmitirse. Va de un emisor a un receptor. El mensaje se codifica y se transmite por medio del canal al receptor, que lo decodifica. La fuente inicia un mensaje al codificar un pensamiento. La retroalimentación es la comprobación de qué tan exitosos hemos sido al transferir nuestro mensaje, como se pretendía originalmente.
v DIRECCIÓN DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación puede fluir en sentido vertical u horizontal, ascendente y descendente.
Comunicación vertical: Descendente. La comunicación descendente pasa de un nivel de un grupo u organización a un nivel inferior
Comunicación vertical: Ascendente. Se dirige de un nivel superior en el grupo u organización. Sirve para dar retroalimentación a los superiores, informarles del progreso hacia las metas y dar a conocer problemas actuales.
Comunicación horizontal. Cuando la comunicación tiene lugar entre los integrantes del mismo grupo de trabajo, entre miembros de grupos al mismo nivel, etc. Esta comunicación ahorra tiempo y facilita la coordinación, como atajo a la comunicación vertical. Pero también puede producir conflictos disfuncionales cuando se ignoran los canales verticales formales.
v LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
Comunicación oral: es el principal medio de transmitir mensajes. Las ventajas de la comunicación oral son la velocidad y la retroalimentación. Si el receptor no está seguro del mensaje, el emisor lo detecta por la retroalimentación inmediata y puede corregirse. El principal problema es que cuantas más personas deban transmitir el mensaje, mayor es la posibilidad de que se distorsione.
Comunicación escrita: los comunicados escritos son memorandos, cartas, correos electrónicos, etc. Es tangible y verificable. Generalmente tanto el emisor como el receptor guardan un registro del intercambio. El mensaje puede guardarse indefinidamente. Esta característica es particularmente importante para las comunicaciones complicadas y prolongadas. Aunque la escritura sea más precisa, también consume mucho tiempo y posee una falta de retroalimentación.
Comunicación no verbal: cada vez que damos de palabra un mensaje a alguien, también transmitimos un mensaje no verbal, que abarca movimientos del cuerpo, la entonación o énfasis que damos a las palabras, las expresiones del rostro y la distancia física entre el emisor y el receptor.
Los dos mensajes más importantes que comunica el lenguaje corporal son el grado en el que un individuo simpatiza con otro y se interesa en sus opiniones, y el estatus relativo percibido entre emisor y receptor.
v COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Ø Redes formales de grupos pequeños
Las redes formales de las organizaciones pueden ser muy complicadas. Las redes formales son la cadena, la rueda y la red multicanal.
La cadena sigue rígidamente la línea formal de mando. La rueda sigue una figura central que funge como el conducto para la comunicación de todo el grupo. La red multicanal permite a todos los miembros del grupo comunicarse unos con otros. La eficacia de cada red se relaciona con las variables dependientes que a uno le interesen.
Ø Rumores
El sistema formal no es la única red de comunicaciones. También hay una informal llamada rumores. No los controla la administración y la mayoría de empleados les conceden más credibilidad que a los formales. Los rumores son una reacción en situaciones que son importantes para nosotros, cuando hay ambigüedades y en condiciones que producen ansiedad.
Para los empleados, los rumores son valiosos porque traducen a su propia jerga los comunicados formales.
Ø Comunicación por computadora
En las organizaciones actuales la comunicación se fortalece y enriquece mediante las tecnologías de cómputo.
o Correo electrónico: como herramienta de comunicación tiene una gran lista de beneficios. Se pueden enviar a una persona o miles con el clic de un ratón. Sus inconvenientes: la sobrecarga de información.
o Intranet y extranet: son redes privadas de información que abarcan toda la organización y que parecen funcionar como un sitio de Internet, pero sólo los miembros de la casa tienen acceso.
o Videoconferencia: Permiten a los empleados de la organización sostener juntas con personas ubicadas en otros lugares. Ya no es necesario que los empleados estén en su puesto de trabajo para “estar disponibles”
v ELECCIÓN DEL CANAL DE COMUNICACIÓN
En las investigaciones se ha descubierto que los canales difieren por su capacidad de comunicar la información. Algunos son ricos en el sentido de que tienen la capacidad de manejar varias claves al mismo tiempo, facilitar la retroalimentación rápida y ser muy personales. Otros son magros en tanto que no abundan mucho en estos factores.
La elección de un canal sobre otro depende que el mensaje sea de rutina o no.
v LAS BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN EFICAZ
El filtrado se refiere a la manipulación deliberada de la información por parte del emisor, de modo que aparezca más favorable a los ojos del receptor.
Cuántos más niveles verticales haya en la jerarquía, hay más probabilidades de que se produzcan filtrados.
La percepción selectiva es el proceso de la comunicación en el que los receptores ven y escuchan selectivamente, basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras características.
La sobrecarga de información, en cuando los receptores tienen una capacidad finita para procesar información.
Emociones; el estado de ánimo que se tenga en el momento de recibir un mensaje influirá en la forma de interpretarlo. Las emociones extremas como el júbilo y la depresión, entorpecen la comunicación efectiva.
El lenguaje, las palabras tienen significados distintos para diversas personas. La edad, educación y antecedentes culturales son tres de las variables más obvias que influyen en el lenguaje que usa una persona y en las definiciones que les da a las palabras
v TEMAS ACTUALES DE COMUNICACIÓN
Ø Barreras de comunicación entre hombres y mujeres
La esencia de la investigación de Tannen es que los hombres se valen del habla para enfatizar el estatus, en tanto que las mujeres la usan para establecen vínculos.
Las mujeres hablan y escuchan un lenguaje de conexión e intimidad, los hombres hablan y escuchan uno de estatus, poder e independencia.
Ø El silencio como forma de comunicación
El silencio es un elemento crítico en el pensamiento de grupo, en el que equivale a un acuerdo de la mayoría. Puede ser que un individuo se encuentre molesto, y una herramienta eficaz para mostrar desagrado.
Ø Comunicación “políticamente correcta”
Casi todos somos conscientes que nuestro vocabulario ha sido modificado por razones de corrección política. Tenemos que ser sensibles a los sentimientos de los demás. Pero la corrección política tiene un inconveniente. Complica nuestro vocabulario y dificulta la comunicación. No higienizar el lenguaje hasta el punto que restrinja la claridad de la expresión.
Ø Comunicación entre culturas
La comunicación entre culturas pueden acrecentar los problemas de comunicación.
o Barreras culturales: las de origen semántico (los distintos significados para diversas personas), las de las connotaciones de los vocablos (las palabras cambian de implicaciones en diferentes lenguajes) y las de las diferencias de entonación.
o Contexto cultural: Se consigue entender mejor las barreras culturales y sus implicaciones para la comunicación entre culturas si se consideran los conceptos de culturas de contexto alto (dependen de claves situacionales no verbales y sutiles para la comunicación (china, Japón, etc.)) y de contexto bajo (dependen de las palabras para transmitir significados (Europa, USA))
