DEFINICION Y CLASIFICACION DE LOS GRUPOS
Grupo: conjunto de dos o mas individuos que se relacionan y se reunieron para conseguir unos objetivos específicos Pueden ser grupos formales que define la estructura de la organización, el comportamiento de los individuos esta estipulado y dirigido hacia las metas de la organización.; y los grupos informales, que no están dirigidos por la organización, surgen en respuesta a la necesidad de contacto social.
También es posible clasificarlos en: grupo de mando, que esta determinado por el organigrama de la empresa y compuesto por individuos que reportan directamente a un determinado jefe; el grupo de tarea que son quienes trabajan juntos para completar una tarea (los grupos de mando también pueden ser grupos de tareas, pero como estos últimos pueden abarcar varios departamentos, no ocurre al contrario); el grupo de interés son quienes trabajan juntos para alcanzar un determinado objetivo que concierne a todos; grupo de amigos, personas que se reúnen porque tienen características comunes.
ETAPA DEL DESARROLLO DE LOS GRUPOS
· Modelo de las cinco etapas: este modelo explica los cinco estados por los que pasan los grupos: formación, conflicto, regulación, desempeño y desintegración.
1. formación: etapa caracterizada por una gran incertidumbre sobre el propósito, la estructura y el liderazgo del grupo. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse parte del grupo.
2. Conflicto: caracterizada por los conflictos internos que se dan en esta etapa. Los miembros aceptan la existencia del grupo pero se resisten a las restricciones que les impone a su individualidad. Al culminar la etapa, el grupo cuenta con una jerarquía de liderazgo.
3. Regulación: se traban relaciones estrechas y el grupo manifiesta su cohesión.
4. Desempeño: la estructura es completamente funcional y es aceptada por el grupo. No se dirige a conocerse y entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa.
5. Desintegración: caracterizada por la conclusión de las actividades más que por la realización de tareas.
· Otro modelo, para grupos temporales con plazos: tienen una sucesión de actividades: 1) en la primera reunión se traza la dirección del grupo; 2) la actividad del grupo es inercial; 3) transición; 4) la transición suscita cambios importantes; 5) segunda fase de inercia; 6) actividad intensiva. Este esquema es un modelo del equilibrio puntuado, que muestran periodos prolongados de inercia salpicados por breves cambios revolucionarios incitados principalmente porque los miembros se hacen conscientes del tiempo y de su plazo.
CONDICIONES EXTERNAS IMPUESTAS A LOS GRUPOS
No hay grupos de trabajo aislados, puesto que son parte de una organización. Los grupos de trabajo sufren la influencia de las condiciones que se les imponen desde fuera. Estas condiciones son:
1. la estrategia general de la organización determinada por la dirección, resume las metas de la organización para conseguirlas. (ejemplo: orienta la organización para reducir costos, mejorar la calidad...)
2. las organizaciones poseen estructuras de autoridad que defienden quién reporta a quién, quién toma las decisiones y qué decisiones están facultados para tomar. La estructura determina en qué lugar de la jerarquía se ubica cada grupo de trabajo, quién es su líder y cuáles son las relaciones formales entre grupos.
3. Las organizaciones crean reglas, procedimientos, políticas, descripciones de puestos y otras regulaciones formales para estandarizar el comportamiento de los empleados. Está muy limitada la libertad de los integrantes.
4. Cuando los recursos de una organización son escasos, los recursos de los grupos también lo son. Lo que alcance a realizar un equipo depende de lo que sea capaz. Contar o no contar con recursos, materia prima tiene que ver mucho con el comportamiento del grupo.
5. Los criterios que aplica la organización en su proceso de selección determinarán la clase de personas que compondrán los grupos de trabajo.
6. El sistema de evaluación del desempeño y remuneración. La manera en que ésta evalúe el desempeño y recompense el comportamiento va a influir en el proceder de los miembros.
7. La cultura de la organización. Saben con qué atuendo presentarse, si las reglas se aplican, qué conductas los meterían en problemas, qué importancia se concede a la integridad y a la honestidad...
8. El entorno laboral físico.
RECURSOS DE LOS MIEMBROS
El desempeño potencial de un grupo depende de los recursos que aporten los miembros en lo individual. Los recursos que han recibido mayor atención son:
· Conocimientos, habilidades y capacidades: entre las habilidades se encuentran manejo y solución de conflictos, solución conjunta de problemas y comunicación. También es importante escuchar sin prejuicios y usar atinadamente las técnicas de escucha activa.
· Características de la personalidad: ejerce una influencia notable sobre la manera en que cada individuo se relaciona con los demás.
ESTRUCTURAS DE LOS GRUPOS (variables estructurales)
· Liderazgo formal:el líder formal cumple un papel importante para el éxito del grupo.
· Roles o papeles: el rol es el conjunto de pautas de conducta esperadas y atribuidas a alguien que ocupa determinada posición en una unidad social.
◦ Identidad de los roles: ciertas actitudes y conductas congruentes con un papel.
◦ Percepción de los roles: punto de vista de un individuo sobre cómo debe actuar en determinada situación.
◦ Expectativas de los roles: cómo creen los demás que una persona debe actuar en una situación dada. En el trabajo es útil estudiar las expectativas desde un punto de vista del contrato psicológico (define las expectativas de comportamiento que acompañan a cada papel).
◦ Conflicto de roles: situación en que un individuo es confrontado por expectativas de papeles divergentes.
· Normas: criterios aceptables de conducta que comparten los integrantes. Indica a los miembros qué deben y qué no deben hacer en ciertas circunstancias.
◦ Clases comunes de normas: normas de desempeño (cuánto deben esforzarse, cómo se hace el trabajo...); normas de apariencia (cuál es el atuendo apropiado, la lealtad con el grupo); normas sociales (surgen en los grupos informales en el trabajo y regulan el trato social de sus miembros); normas de distribución de recursos (sueldo, encargos difíciles y asignación de herramientas).
◦ Conformidad: acto de ajustar una conducta para que concuerde con las normas de grupo.
◦ Conducta anómala en el trabajo: actos antisociales de miembros de la organización que infringen deliberadamente las normas establecidas, lo que trae como resultado consecuencias negativas para la empresa y sus miembros.
· Estatus: posición definida por la sociedad o rango que los demás dan a los grupos o sus miembros.
◦ Estatus y normas: el estatus tiene algunos efectos interesantes en el poder de las normas y las presiones para someterse (miembros de mas estatus en los grupos tienen mas libertad para apartarse de las normas que otros integrantes).
◦ Igualdad de estatus: para los integrantes de un grupo es importante creer que la jerarquía de estatus es equitativa. Si perciben desigualdades se crea un desequilibrio que desemboca en varias formas de conductas correctivas.
◦ Estatus y cultura: según los países varían los criterios para generar estatus.
· Tamaño: las pruebas indican que los grupos pequeños terminan sus encargos mas rápidamente que los grandes, pero si se trata de resolver problemas, los grupos grandes consiguen mejores marcas que los pequeños.
Uno de los resultados mas importantes relacionados con el tamaño del grupo remite al acto social que es la tendencia a los individuos a esforzarse menos cuando trabajan juntos que cuando lo hacen a solas. Este resultado arroja dudas sobre el razonamiento de que la productividad conjunta del grupo debe ser por lo menos igual a la suma de la productividad de cada uno de sus integrantes.
¿Qué produce el efecto del ocio social? Quizá se deba a la idea de que los otros miembros del grupo no hacen su parte equitativa. Si uno cree que los demás son flojos o ineptos, se alivia la desigualdad esforzándose menos. Otra explicación es la dispersión de la desigualdad. Esta conclusión tiene un prejuicio occidental, pues es congruente con las culturas individuales, como la de EEUU y Canadá, que están dominados por intereses personales. En cambio, no es congruente con las sociedades colectivistas en las que los individuos se motivan con las metas de los grupos.
· Composición: las actividades de los grupos requieren diversas capacidades y conocimientos. Sería razonable concluir que los grupos heterogéneos, compuestos por individuos diferentes tendrían mas habilidades e información de mas variedad y deberían ser mas eficaces.
Los grupos diversos se desenvuelven mejor que los homogéneos. La diversidad promueve los conflictos que estimulan la creatividad, la que a su vez mejora la toma de decisiones.
La diversidad cultura es una ventaja en las tareas que requieren variar los puntos de vista. Pero tienen mas dificultades para aprender a trabajar en conjunto y resolver problemas.
La demografía de grupo es el grado en el que los miembros de un grupo poseen un atributo demográfico común, como edad, sexo, raza, escolaridad o antigüedad en la organización y su efecto en la rotación.
Los grupos y organizaciones se componen de cohortes que definimos como individuos que como parte de un grupo poseen un atributo común. La rotación será mayor entre quienes tienen experiencias distintas porque la comunicación es difícil.
· Cohesión: también difieren los grupos por su cohesión, es decir, por el grado en el que los miembros de un grupo se sienten unidos unos con otros y están motivados para permanecer en el grupo. Es importante porque se ha descubierto que se relaciona con la productividad del grupo.
La relación entre cohesión y productividad depende de las normas de desempeño establecidas por el grupo.
Para fomentar la cohesión del grupo: 1) reducir el grupo; 2) fomentar el acuerdo con las metas de grupo; 3) incrementar el tiempo que los miembros pasan juntos; 4) aumentar el estatus del grupo y la dificultad percibida de ingresar; 5) estimular la competencia con otros grupos, 6) recompensar al grupo mas que a los miembros; 7) aislar al grupo.
PROCESOS DE LOS GRUPOS
Concierne a los procesos internos: las pautas de comunicación con que los miembros intercambian información, los procesos de toma de decisiones, el comportamiento del lidere, la dinámica del poder, la dialéctica de los conflictos...
El ocio social ilustra una perdida de procesos como resultado de trabajar en grupo. Pero también los grupos pueden rendir por arriba de sus insumos.
El termino sinergia se refiere a la acción de dos o mas sustancias que produce un efecto distinto de la suma de yales sustancias (por ejemplo: el ocio social representa sinergia negativa, ya que el todo es menor que la suma de sus partes).
El efecto de facilitación social se refiere a la tendencia a que el desempeño mejore o empeore en respuesta a la presencia de otros. Ante los demás, las personas realizan mejor na tarea si la tienen bien aprendida y peor si no la dominan. Entonces las ganancias de los procesos son las mayores si se capacita a los empleados para que ejecuten tareas simples en grupos y las tareas complejas en sesiones individuales de practica en privado.
TAREAS DE LOS GRUPOS
Los grupos grandes facilitan en acopio de información,. Pero cuando la tarea del grupo es coordinar e implantar una decisión, la pérdida de procesos que genera la presencia de cada miembro adicional sera mayor que la ganancia que se le atribuya. Por lo tanto la relación entre tamaño y desempeño depende de los requisitos de la tarea del grupo.
La complejidad y la interdependencia de las tareas influye en la eficacia del grupo.
Las tareas pueden clasificarse como simples (rutinarias y normalizadas) y complejas (novedosas o excepcionales). Podemos decir que cuanto mas compleja es una tarea mas se beneficiara el grupo de las discusiones entre los miembros sobre métodos alternativos de trabajo.
TOMA DE DECISIONES EN LOS GRUPOS
Grupo vs individuo
· Ventajas de la toma de decisiones en grupo: los grupos generan información y conocimientos más completos. Aumentan la diversidad de puntos de vista. Toman decisiones de más calidad. Favorecen la aceptación de una solución. Muchas decisiones fracasan después de la elección final porque la gente no acepta la solución. Los miembros que participan en la toma de una decisión la respaldan con entusiasmo y atienden a los demás para que la acepten.
· Desventajas de la toma de decisiones en grupo: los grupos se tardan más que un individuo solo en llegar a una solución: consumen tiempo. Hay presiones para uniformarse. Las discusiones del grupo pueden ser dominadas por unos cuantos. El problema de la ambigüedad de la responsabilidad: cuando decide un individuo no hay dudas de quien es el responsable, pero al ser un grupo, la responsabilidad se diluye.
· Eficacia y eficiencia: que los grupos sean más eficaces que los individuos depende de los criterios con que se defina la eficacia. En términos de exactitud, las decisiones en grupo son mas certeras, de mas calidad que los individuos. Si se mide por rapidez, los individuos son mejores. Referente a la creatividad, los grupos son más eficaces. En cuanto el grado de aceptación que se consigue para la solución definitiva, son mejores el grupo.
Pero la eficacia no puede ponderarse sin evaluar también la eficiencia, en lo que los grupos siempre acaban mal, en segundo lugar después del individuo. La toma de decisiones en grupo requiere más horas. Las excepciones son que para conseguir un montón de información, el individuo solo utiliza mucho más tiempo. En general los grupos son menos eficientes que el individuo. Al decidirse a trabajar con grupos debe evaluarse si el aumento en la eficacia basta para compensar las perdidas de la eficiencia.
Pensamiento de grupo y desplazamiento de grupo: estos dos fenómenos tienen el potencial de alterar la capacidad del grupo de evaluar objetivamente las alternativas y llegar a soluciones de calidad.
· Pensamiento de grupo: se relaciona con las normas. Se refiere a las situaciones en que las presiones uniformadas del grupo entorpecen la evaluación crítica de opiniones inusuales, minoritarias o impopulares. Una de las razones por las que a veces se siente el impulso de tomar la palabra en una reunión informal y prefirió callar puede ser por la timidez, pero también es posible que haya sido victima del pensamiento de grupo, el fenómeno que ocurre cuando los miembros de un grupo se entregan tanto a la búsqueda de la coincidencia que la norma del consenso anula la evaluación realista de alternativas de acción y la expresión cabal de opiniones anómalas, minoritarias o impopulares. Consiste en un deterioro de la eficiencia mental de los individuos. La prueba de la realidad y el juicio moral como resultado de las presiones de grupo.
Este fenómeno no agobia a todos los grupos, solo cuando hay una clara identidad de grupo, cuando los miembros tienen una imagen positiva de grupo y quieren protegerla y cuando el grupo percibe una amenaza colectiva a esta imagen positiva.
Para reducir al mínimo el pensamiento de grupo es necesario que los administradores vigilen el tamaño del grupo; estimular a los lideres de grupo para que represente un papel imparcial; que los lideres no manifiesten su opinión, sino que soliciten las aportaciones de todos los miembros; practicar ejercicios para que estimulen la discusión activa de alternativas sin amenazar al grupo.
· Desplazamiento de grupo: cambio en el riesgo de la decisión entre la decisión del grupo y la que tomarían sus miembros de manera individual, puede ser conservador o arriesgado.
Este desplazamiento es un caso especial del pensamiento del grupo. La decisión conjunta refleja la norma dominante de toma de decisiones que se genera durante las sesiones del grupo. Que el desplazamiento sea hacia una mayor cautela o hacia mas riesgos, depende de la norma dominante previa.
TÉCNICAS DE LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO
La forma más común de toma de decisiones en grupo tiene lugar en los grupos de interacción. En estos grupos, los miembros se encuentran en persona y se comunican de palabra y por medio no verbales. Pero estas agrupaciones a menudo se censuran y presionan a los miembros del grupo para que plieguen sus opiniones. Como formas de reducir los problemas habituales de los grupos de interacción se han propuesto:
· La lluvia de ideas: proceso de generación de ideas que favorece cualquier alternativa sin criticar ninguna. Los miembros expresan sus alternativas que se les ocurran en un tiempo previsto.
· Técnica del grupo nominal. Método de toma de decisiones en grupo por el cual los miembros se encuentran en persona para reunir sus juicios de manera sistemática pero independiente. Se restringe la comunicación o discusión entre personas durante el proceso de toma de decisiones. La principal ventaja es que permite al grupo reunirse formalmente, pero no restringe las reflexiones independientes, como en el grupo de interrupción.
· Junta electrónica: junta en la que los miembros interactúan a través de computadoras, lo que permite hacer comentarios anónimos y contar votos. Las principales ventajas son el anonimato, la franqueza y la velocidad.
RESUMEN E IMPLICACIONES PARA LOS ADMINISTRADORES
· Desempeño: todos los pronósticos sobre el desempeño de los grupos deben comenzar por reconocer que éstos son parte de una organización y que factores como la estrategia de la empresa, la estructura de la autoridad, los procedimientos de selección y el sistema de recompensas generan un ambiente favorable o desfavorable dentro de cada uno.
Varios factores estructurales evidencian una relación con el desempeño, entre los más prominentes se encuentran:
ü Percepción de los roles: relación positiva entre la percepción de roles y el desempeño. En la medida que la percepción de los papeles que tiene el empleado satisfaga las expectativas del jefe, recibirá una mejor evaluación del desempeño.
ü Normas:cuando las normas respaldan una produccion elevada, los administradores pueden anticipar que el desempeño de los individuos será notablemente superior que cuando las normas la restringen.
ü Desigualdades de estatus: generan frustración ademas de que dañan la productividad y la disposición de los empleados a quedarse en la organización.
ü Tamaño del grupo: el impacto en el desempeño de un grupo depende de la tarea que lo ocupe. Los grupos grandes son mejor para hallar datos, y los pequeños para emprender acciones.
ü Composición demográfica:determinante fundamental de la rotación de los individuos. Los miembros de un grupo que comparten edad, fecha de entrada al grupo, etc. son más proclives a renunciar.
ü Tareas: cuanto mas complejas e interdependientes sean , más reducirán los procesos ineficientes el desempeño del grupo.
ü Cohesión: cumple una función importante como influencia en la productividad del grupo.
l Satisfacción: la concordancia del jefe y el empleado en cuanto a la percepción del trabajo del empleado muestra una asociación significativa con la satisfacción laboral. Del mismo modo los conflictos de roles se asocian con la tensión del puesto y la insatisfacción laboral.
Los grupos más grandes tienen menor satisfacción. A medida que el tamaño aumente, disminuyen las oportunidades de participación y de trato social. Al mismo tiempo, tener más miembros también favorece la distensión, los conflictos y la formación de subgrupos, todo lo cual se cojuga para que sea menos placentero formar parte del grupo.
