INFORME FINAL VINCCI HOTELES

INTRODUCCIÓN

Somos el Grupo EvaPro y estamos cursando la licenciatura de Pedagogía en la Universidad Complutense de Madrid. Este es nuestro último curso.

Desde la asignatura de Evaluación de programas, centros y profesores se nos propuso el trabajo de evaluar el programa de una organización, teniendo que utilizar el Marco de Referencia de Innovación en una empresa real.

 Por esta razón, nos pusimos en contacto con ustedes con el deseo de que con nuestra colaboración consiguieran mejorar e innovar, llevando así a su empresa a la cima de la excelencia.

¿QUIÉNES SOMOS?

Nos presentamos como una organización con el único propósito de conseguir el progreso e innovación en nuestros clientes basándonos en el reconocido marco de referencia de innovación.

 Este era nuestro ideal y queríamos conseguirlo, por lo que lo primero que hicimos para llevar a cabo este proyecto fue crear nuestra identidad. De este modo nos formamos como grupo- empresa, creando incluso nuestro logo propio.

 Así surgió Evapro y sus 4 accionistas: Patricia Pérez, Virginia Sancho, Patricia Serrano y Almudena Vázquez.

 A partir de entonces comenzamos a reunirnos periódicamente para elegir qué tipo de empresa encajaría mejor con el objetivo que estábamos persiguiendo.

 Finalmente decidimos contactar con ustedes, Vincci Hoteles, pues todos los criterios que componen el Marco de Referencia de Innovación: Liderazgo para la Innovación, innovación como proceso operativo, valorización de la Innovación y vigilancia del Entorno Interno y Externo, están perfectamente recogidos en su empresa.

 

PLAN DE ACCIÓN

 Contactamos con ustedes mediante una carta de presentación, gracias a la cual nos dieron la oportunidad de citarnos personalmente y hacer una entrevista grabada que luego tuvimos la oportunidad de analizar.

 Una vez hecha nuestra evaluación comenzamos con el análisis del contenido de la misma y su relación con el programa que íbamos a evaluar. Esta era la base para conseguir nuestro propósito.

 Nuestra labor ha consistido en analizar uno de sus programas con el fin de destacar los puntos fuertes e identificar posibles áreas de mejora en los que otras empresas del sector van aventajados, para así poder promocionar.

 De este modo extrajimos las siguientes conclusiones:

Punto fuerte: buena comunicación. Esto puede ser debido a que ustedes tienen como objetivo apoyar la estrategia de la empresa proporcionando coherencia e integración entre objetivos, los planes y las acciones de la dirección y la difusión y gestión de la imagen y de la información. Concretamente, cabe destacar su buena Comunicación descendente, comunicación ascendente y comunicación horizontal. Además de todo ello, destacamos la comunicación externa, es decir, aquella que llevan a cabo con los clientes, proveedores y al mercado en general.

Áreas de mejora: A raíz de las observaciones en la comunicación dentro de la organización, nos dimos cuenta de que había ciertos fallos con el proceso de toma de decisiones. Referente a este aspecto es necesario que existan dentro de la empresa personas emprendedoras. Aquí es dónde se aplicaría claramente la innovación. Es decir, creatividad + riesgo asumido. Si la idea es buena y se puede aplicar, se tiene que llevar a la práctica.

Según el análisis realizado a Vincci Hoteles las barreras encontradas en la organización son autoimpuestas por los propios directivos, entre ellas las más frecuentes son:

Respuestas esperadas
Racionalidad
No discutir lo evidente
Juicio rápido
Temor (a parecer tonto, a comprometerse…)
Pudor

Se hace preciso que este apartado sea modernizado. Es fundamental hacer más pequeña la cadena de comunicación ya que esta, al ser muy buena, es más fácil mejorar la que nos atañe (toma de decisiones).

Evapro considera que una buena solución sería la formación adecuada del líder en cada hotel para convertir todos los esfuerzos en uno solo, hacia un mismo objetivo.

REDER
RESULTADOS
En este apartado mostramos lo que queremos lograr como parte del proceso de elaboración de su política y estrategia después de haber realizado un análisis profundo de su organización.

ENFOQUE
Este abarca lo que EVAPRO ha planificado hacer y las razones para ello. En una organización excelente, el enfoque estará, solidamente fundamentado, es decir, tendrá una lógica clara, procesos bien definidos y desarrollados y una clara orientación hacia las necesidades de todos los grupos de interés; y, por otra, estará integrado, es decir, apoyara la política y estrategia y, cuando así convenga, estará vinculado a otros enfoques.   

 DESPLIEGUE
Elaborar y poner en funcionamiento un procedimiento sistemático de recogida y puesta en práctica de ideas innovadoras. En este caso se aplicará para la Toma de Decisiones y para el Liderazgo.     

Concretamente para ello hemos pensado cuáles serían las mejores soluciones (en forma de actividades) para llevar a cabo esa mejora que todos esperan.

       Mostramos las que hemos considerado adecuadas:

- Comida 6-3-5:  6 número de personas por mesa
3 número de ideas por persona
5 minutos para dar a conocer esas ideas.

El objetivo de esta actividad se basa en conseguir crear redes entre los directivos de la empresa, y que tengan en cuenta las ideas de la plantilla. A lo largo de 6 comidas repartidas en 6 meses, se irán haciendo reuniones desde los cargos más bajos hasta los más altos, en dónde paulatinamente se irán sacando ideas y mejorándolas, con el fin de que lleguen a oídos de la directiva.

       El responsable de la actividad será aquella persona que tenga más alto cargo en cada comida:
1ª comida: empleados de los departamentos de cada hotel
2ª comida: empleados—jefes de departamento
3ª comida: jefes de departamento- director hotel
4ª comida: directores de cada hotel
5ª comida: directores- directiva organización
6ª comida: revisión final de todas las ideas y posible puesta en marcha de las mismas

El indicador sugiere una asistencia a las comidas del 80% de la plantilla.

-Buzón de sugerencias: creación de un buzón en dónde a raíz de la primera comida 6-3-5 se dé a conocer. Con una duración de 8 meses, en los cuales habrá revisiones mensuales por parte del Director de cada hotel.

El objetivo que se quiere conseguir es que el más alto cargo tenga en cuenta las ideas de las personas a su cargo.

El indicador sugiere una doble participación: 50% plantilla que hará uso de esta herramienta y por parte del Director, que tendrá en cuenta esas ideas en al menos un 20%. 

 -Gane lo que más pueda: el objetivo de la actividad es hacer dinámicas de manera trimestral con la finalidad de que aumente el nivel de confianza de los líderes en las personas de rango inferior, para tener en cuenta esas ideas. En este caso de los jefes de departamento. Se tendrán que poner de acuerdo, formando grupos de 4 personas, en si sacar una letra u otra (X o Y).            
El responsable será la Directora de Marketing y Comunicación. Con un indicador correspondiente al 60% de asistencia por parte de los empleados.  

 -Foro de debate: creación de un foro de debate en el que se pretende haya un mayor conocimiento de las personas que forman la organización. Tanto esta actividad como el Buzón de Sugerencias surgen para dar apoyo a la implicación de los agentes sociales en la Innovación.
Con una duración de 8 meses, con una revisión mensual del mismo a modo de administrador por parte del Director de RRHH. La implicación de la plantilla en la actividad será del 70%.

-Block de notas colectivo: con esta última propuesta intentamos alcanzar nuevamente el objetivo de los líderes que tienen en cuenta las ideas de los empleados.

Su duración será de 6 meses, en dónde los responsables serán los jefes de cada departamento. La idea fundamental es la creación de un cuaderno/block de notas en donde se recojan las opiniones-quejas-sugerencias de cada departamento con el fin de solucionar las diversas problemáticas que les vayan surgiendo. El indicador espera una implicación del 80% de las personas que forman cada departamento.

EVALUACIÓN Y REVISIÓN
Aquí se aborda lo que hace EVAPRO para evaluar y revisar el enfoque y el despliegue de dicho enfoque. En una organización considerada excelente, el enfoque y su despliegue estarán sujetos a mediciones regulares con el fin de establecer prioridades, planificar e implantar la mejora.

Finalizado el proyecto se revisarán y evaluarán nuevamente tanto los puntos fuertes como las áreas de mejora.

En caso de no cumplirse nuestras expectativas realizaríamos un análisis de nuestro proyecto:

Formulación de indicadores
Elección de las actividades
Análisis de la evaluació
Enfoque del proyecto